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              1 )  Qu’est-ce que le dossier individuel ?

 

Le dossier individuel permet à l’administration de recenser toutes les informations sur la situation administrative d’un fonctionnaire. Il est composé des documents permettant de suivre son évolution professionnelle.

 

         2 )   Les non-titulaires disposent-ils d’un dossier individuel ?

 

             La tenue d’un dossier individuel pour les agents non-titulaires territoriaux s’impose.

 

          3)   Que doit contenir le dossier individuel ?

 

Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. De manière générale, cette obligation constitue une garantie essentielle pour les agents. Il s’agit d’assurer l’authenticité, la neutralité, la confidentialité et l’accessibilité du dossier individuel.

En effet, le fractionnement du dossier rendrait plus difficile sa communication. En outre, la numérotation des pièces sans discontinuité est nécessaire pour éviter le retrait ou l’ajout de pièces inexactes. Pour autant, le non-respect de ces modalités de classement ne constitue pas un vice de procédure, sauf si l’absence de classement et de numérotation ne permet pas de s’assurer que le dossier de l’agent est complet. Au nombre des éléments du dossier, figurent l’état civil du fonctionnaire, son arrêté de titularisation, les actes relatifs à sa notation, son avancement, ses éventuelles mutations ou les sanctions disciplinaires.

En effet, l’article 89 de la loi du 26 janvier 1984 précise les sanctions devant être inscrites dans le dossier individuel du fonctionnaire et selon quelles modalités. Parmi les sanctions disciplinaires du premier groupe, seul le blâme et l’exclusion temporaire de fonctions sont inscrits dans le dossier du fonctionnaire. Ces sanctions sont effacées automatiquement au bout de trois ans si aucune sanction n’est intervenue pendant cette période. En revanche, un simple avertissement n’est pas mentionné.

En ce qui concerne les sanctions des 2èmes et 3ème groupes, les conditions et les délais à l’expiration desquels la mention de ces sanctions cesse de figurer au dossier, sont précisés par décret. S’agissant des agents non titulaires, l’obligation de numérotation et de classement sans discontinuité des pièces du dossier individuel est reprise de manière explicite par le décret du 15 février 1988.

 

  4)    Quels éléments ne doivent pas figurer dans ce dossier ?

 

L’administration ne doit pas faire état dans le dossier d’un agent de ses opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques. Il s’agit de garantir la liberté d’opinion des agents consacrée. Une mention faisant état de « convictions personnelles » ayant des conséquences fâcheuses sur le fonctionnement du service, même sans préciser la nature de ces convictions, est interdite et doit être supprimée.

 

 

        5)    Et en cas de mandat syndical ?

 

Les actes nécessaires à la gestion d’un mandat syndical peuvent figurer dans le dossier de l’agent sans que cela ne porte atteinte à l’interdiction de mentions des opinions notamment syndicales. Peuvent ainsi figurer dans le dossier individuel des autorisations d’absence ou des dispenses de services, et il peut être fait mention dans le dossier de l’existence d’un mandat syndical ayant motivé l’octroi d’autorisations spéciales d’absences. En revanche cette mention ne doit pas être accompagnée d’une appréciation de l’autorité administrative sur la manière dont l'intéressé

exerce ses activités syndicales.

 

          6)    L’administration peut-elle modifier le dossier ?

 

Sous réserve des sanctions disciplinaires susceptibles d’être effacées ou de la suppression de mentions illégales, l’administration ne peut pas modifier le contenu du dossier individuel d’un agent, même sur demande de l’intéressé.

 

           7)   Comment les agents accèdent-ils à leur dossier ?

 

Tout fonctionnaire peut avoir accès à son dossier individuel. Ainsi, en dehors de toute procédure disciplinaire, l’agent qui en fait la demande a droit à la communication de son dossier. Il a le droit de prendre copie des pièces de son dossier et d’en communiquer les éléments à la personne chargée de l’assister. L’agent ayant des difficultés pour lire et écrire peut se faire accompagner d’un tiers ou venir prendre connaissance de son dossier avec l’assistance de ce tiers dans le délai fixé pour la communication du dossier. Il ne suffit pas que les pièces soient signalées par référence : le fonctionnaire peut demander la production des originaux.

Par ailleurs, lorsqu’une procédure disciplinaire est engagée contre lui, l’administration doit communiquer à l’agent l’intégralité de son dossier individuel et de tous les documents annexes. Elle doit également l’informer de son droit à communication du dossier. La même obligation s’impose aussi à l’égard des agents non titulaires territoriaux. L’administration doit laisser à l’intéressé le temps nécessaire pour prendre connaissance du dossier dans son intégralité. Par exemple, dans la mesure où le maire avait informé l’agent de la sanction disciplinaire qui lui était infligée en même temps qu’il lui indiquait son droit à communication de son dossier, le juge a considéré que la sanction a été prise sans que l’agent ait pu prendre connaissance de ce dernier, et donc en violation de dispositions applicables. L’absence de communication du dossier préalablement à une sanction disciplinaire rend celle-ci irrégulière, sauf si elle résulte de la négligence de l’intéressé.

En outre, l’obligation de communication du dossier se fonde sur le principe général du droit de la défense et s’applique non seulement en matière disciplinaire, mais aussi à l’égard de toute décision prise en considération de la personne, comme le retrait d’un emploi fonctionnel ou une mutation prise en considération de l’agent. En revanche, le droit à communication du dossier ne joue pas s’il y a abandon du poste. En cas de dématérialisation, les modalités d’accès de l’agent à son dossier sont précisées par le décret du 15 juin 2011.

 

      8)    Qui gère le dossier d’un agent mis à disposition ?

 

Le dossier administratif d’un agent mis à disposition d’une autre administration demeure placé exclusivement sous l’autorité de l’administration d’origine et reste géré par celle-ci.

 

       9)    Qu’en est-il du dossier électronique ?

 

Le dossier individuel peut être créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique, soit à partir de documents établis sur support papier et numérisés, soit à partir de documents produits directement sous forme électronique. En cas de coexistence des supports électronique et papier, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l’un des deux supports, selon le mode de gestion choisi par l’administration. Les services gestionnaires des collectivités territoriales ne sont pas obligés de gérer le dossier individuel de leurs agents sur un support électronique, mais cette possibilité leur est ouverte à condition que la collectivité territoriale en ait décidé ainsi par un arrêté pris après avis du comité technique compétent. Elle doit définir les modalités de création et de passage à la gestion des dossiers sur support électronique. Le cas échéant, toutes les précautions doivent être prises pour préserver la confidentialité des données personnelles ainsi que l’intégrité, l’accessibilité et la lisibilité du dossier sur support électronique.

 

10) Tout document du dossier est-il communicable ?

 

Les modalités et les conditions d’accès du fonctionnaire à son dossier individuel n’ont pas été remises en cause par la modification de la loi du 17 juillet 1978, notamment par celle du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations. Les rapports hiérarchiques et tout autre document portant sur son comportement lui sont communicables de plein droit, sous réserve que les mentions susceptibles de porter atteinte à leurs auteurs soient occultées.

LE DOSSIER INDIVIDUEL  DES AGENTS TERRITORIAUX

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